Office Manager - ICT & Facility Coordinator

20-24 uur per week | Amsterdam World Press Photo zoekt een Office Manager / ICT & Facility Coordinator die zorgt dat ons kantoor, onze werkplekken, systemen en praktische organisatie goed draaien. Geen klassieke officebaan dus, maar een functie voor iemand die graag regelt, uitzoekt, schakelt en dingen voor elkaar krijgt. Je werkt op ons kantoor op het Westergasterrein in Amsterdam. World Press Photo is een onafhankelijke non-profitorganisatie met een internationale naam in fotojournalistiek en documentaire fotografie. Via onze jaarlijkse internationale wedstrijd, wereldwijde tentoonstellingen, educatieve programma’s, evenementen en digitale platforms bereiken we jaarlijks miljoenen mensen wereldwijd. Een rol als deze kun je op veel plekken doen. Bij World Press Photo werk je dicht op programma’s en momenten die ertoe doen: de World Press Photo Contest, de Award Show, het Winners’ Program en de Joop Swart Masterclass. Je zorgt dat collega’s goed kunnen werken, dat gasten prettig worden ontvangen en dat praktische zaken achter de schermen kloppen. In deze functie ligt de nadruk op ICT-coördinatie en facility management. Je hoeft geen ICT-specialist te zijn. Wel zoeken we iemand die handig is met digitale systemen, basisvragen durft op te pakken en goed kan schakelen met externe ICT-partners. De ene dag gaat het om laptops, accounts, printers, wifi of Google Workspace. De andere dag om leveranciers, onderhoud, voorraad, lunch, werkplekken of een evenement waarbij nog van alles geregeld moet worden. Dat vraagt om iemand die overzicht houdt, rustig blijft als er veel tegelijk speelt en niet wacht tot iemand anders het oplost. Office Manager - ICT & Facility Coordinator (0,5-0,6 fte) De functie Als Office Manager / ICT & Facility Coordinator ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Je zorgt dat vragen rond kantoor, faciliteiten en ICT snel worden opgepakt. Soms los je iets zelf op. Soms zorg je dat de juiste leverancier of externe partner wordt aangehaakt en dat het daarna ook echt wordt opgevolgd. ICT is een belangrijk onderdeel van deze rol. Je coördineert praktische vragen rond laptops, telefoons, printers, wifi, Google Workspace, software en andere digitale werkprocessen. Je beheert dit niet allemaal technisch zelf, maar je begrijpt genoeg om vragen goed uit te zetten, collega’s op weg te helpen en met onze externe ICT-partners te schakelen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Denk aan inkoop, voorraadbeheer, schoonmaak, onderhoud, post, beveiliging, kantoorapparatuur en de praktische inrichting van werkplekken. Je ondersteunt daarnaast bij interne bijeenkomsten en bijzondere momenten in het jaar, zoals de World Press Photo Contest, de Award Show, het Winners’ Program en de Joop Swart Masterclass. Niet als eventmanager van A tot Z, maar wel als degene die praktisch meedenkt, voorbereid, schakelt en zorgt dat zaken op locatie goed lopen. De voertaal binnen World Press Photo is Engels. Nederlands is in deze rol ook belangrijk, omdat je veel contact hebt met leveranciers, gebouwbeheer, Westergas en andere lokale partijen. Belangrijkste verantwoordelijkheden In deze rol ben je onder meer verantwoordelijk voor: Het optimaliseren en coördineren van eerste ICT-vragen rond laptops, telefoons, printers, wifi, Google Workspace, accounts en software; het schakelen met externe ICT-partners en zorgen dat vragen, storingen en verbeterpunten goed worden opgevolgd; het dagelijks beheer van kantoor, faciliteiten, voorraad, werkplekken en kantoorapparatuur; het contact met leveranciers, gebouwbeheer, Westergas en andere externe partijen; het coördineren van schoonmaak, onderhoud, beveiliging, reparaties en praktische verbeteringen; het ontvangen van gasten en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en ontvangsten; het praktisch ondersteunen van evenementen, zoals de Contest, Award Show, Winners’ Program en Joop Swart Masterclass; het signaleren van wat slimmer, duidelijker of prettiger kan in de dagelijkse organisatie. Wat breng je mee? Je hebt een hbo werk- en denkniveau en ervaring in een brede organisatorische, facilitaire, support- of coördinerende rol. Dat hoeft niet precies als Office Manager te zijn geweest. Belangrijker is dat je handig bent met systemen, snel schakelt en het leuk vindt om praktische vragen goed op te lossen. Je bent geen ICT’er, maar ICT schrikt je niet af. Je snapt hoe belangrijk goede werkplekken, duidelijke accounts, werkende apparatuur, stabiele wifi en goede afspraken met leveranciers zijn. Je vindt het leuk om hierin de verbindende schakel te zijn tussen collega’s en externe partners. Daarnaast breng je mee: ervaring met office management, facility management, ICT-coördinatie of brede organisatorische ondersteuning; handigheid met digitale systemen en praktische ICT-gebruikersvragen; het vermogen om leveranciers en externe partners goed aan te sturen en afspraken op te volgen; goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands; een zelfstandige, nuchtere en oplossingsgerichte manier van werken; gevoel voor planning, prioriteiten en praktische uitvoering; affiniteit met fotografie, media, cultuur of internationale organisaties. We zoeken iemand die houdt van een allround rol met veel praktische verantwoordelijkheid. Niet te formeel, wel professioneel. Iemand die zichtbaar is in de organisatie, snel ziet wat nodig is en graag werkt op een plek waar kantoor, events, cultuur en internationale samenwerking samenkomen. Ons aanbod Het gaat om een functie voor 20–24 uur per week. Je werkt vooral op ons kantoor op het Westergasterrein in Amsterdam. Incidenteel thuiswerken is mogelijk, afhankelijk van de werkzaamheden en planning. Rond bijzondere momenten in het jaar, zoals de Contest, Award Show, het Winners’ Program en de Joop Swart Masterclass, is er tijdelijk meer werk. In die periodes verwachten we flexibiliteit in beschikbaarheid en inzet, ook buiten reguliere kantoortijden, bijvoorbeeld in de avond of in het weekend. Tegelijk zijn dit juist de momenten waarop je van dichtbij meemaakt waar World Press Photo om draait. We bieden een afwisselende baan binnen een bekende culturele organisatie met een internationale uitstraling. Je werkt samen met betrokken collega’s en krijgt de ruimte om mee te denken over hoe we onze dagelijkse organisatie verder kunnen verbeteren. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, vergoeding van je reiskosten, een thuiswerkvergoeding en een laptop. Ook zijn er sociale activiteiten, teamuitjes en bijzondere momenten in het jaar, zoals onze Award Show en het Winners’ Program. Algemene informatie De World Press Photo Foundation is een onafhankelijke non-profitorganisatie met een kantoor in Amsterdam. De organisatie bestaat uit ongeveer 25 professionals en werkt met een internationaal netwerk van onder andere fotografen, partners, tentoonstellingslocaties en culturele instellingen. World Press Photo wil de diversiteit binnen de organisatie vergroten. We moedigen sollicitaties aan van kandidaten die bijdragen aan een organisatie die een betere afspiegeling vormt van de mondiale samenleving. Solliciteren Voor vragen over deze vacature kun je contact met ons opnemen via hr@worldpressphoto.org. Reageren kan tot uiterlijk 29 november 2026 door het invullen van het sollicitatieformulier. Wij ontvangen graag je cv en motivatiebrief in het Engels, bij voorkeur als pdf-bestand. Je kunt je sollicitatie starten via de knop ‘Apply now’.